Co nam mówią audyty w MBP, MDK i MOSiR?

X sesja Rady Miasta za nami, więc możemy opublikować tekst o audytach.

Pisałem o nich już wielokrotnie, nie będę ukrywał – krytycznie. Ale nie dlatego, że kontrolę działania miejskich jednostek uważam za niepotrzebną. Nie, kontrola jest potrzebna i powinna być prowadzona na bieżąco. Krytykowałem powody, dla których Pan Burmistrz audyty chce przeprowadzić – bo te są stricte polityczne. Należało się też liczyć z niemałymi kosztami ich przeprowadzenia, ale o tym później.

Tyle kosztowały audyty w MBP, MOSiR i MDK – było warto?

Dziękujemy osobie, która raporty nam przesłała (bo na razie wyniki audytów nie są oficjalnie publicznie dostępne). Doceniamy ten gest.

Trzy dokumenty – 142 strony tekstu

Wróćmy jednak do samych audytów. Dokumenty są trzy, oddzielnie dla każdej jednostki podległej. Wszystkie dokumenty zostały podpisane elektronicznie w dniu 10.01.2025 r. choć informacja na początku dokumentów wskazuje jako daty sporządzenia raportów przedział 20-27.12.2024 r.

Co działo się z raportami pomiędzy 28.12.2024 a 10.01.2025 gdy zostały podpisane? I kiedy zostały „ostatecznie” dostarczone do zamawiającego? Tego nie wiemy, ale będziemy próbowali się dowiedzieć naszymi kanałami.

Same audyty trwały blisko trzy miesiące. Zakres audytów obejmował 20 zagadnień.

Teraz krótko przyjrzyjmy się raportom kolejnych jednostek.

Miejska Biblioteka Publiczna

„Zdaniem audytorów, na podstawie analizy udostępnionej dokumentacji, system kontroli zarządczej, w tym kontroli wewnętrznej w badanym obszarach na poziomie MBP w audytowanym okresie działał w sposób zapewniający transparentność podejmowanych decyzji. Działania podejmowane w zakresie podstawowej działalności, a także stosowane mechanizmy kontrolne pozwalają na realizację zadań w sposób prawidłowy, celowy i efektywny.
Jednocześnie, zidentyfikowaliśmy problemy z zachowaniem niezależności i stabilności finansowania działalności MBP. Wskaźniki płynności finansowej świadczą o możliwych problemach finansowych MBP, w badanym okresie przyjmuje wartość poniżej wartości optymalnej, co wskazuje, że MBP ma kłopoty z terminowym regulowaniem zobowiązań.”

Tu pozwolę sobie na krótką uwagę dotyczącą „niezależności i stabilności finansowania działalności MBP”, czyli zidentyfikowanemu przez audytorów problemowi. Warto w tym miejscu pamiętać, że MBP jest w pełni zależna od pieniędzy z Miasta i innych dotacji, w tym z budżetu państwa i powiatu. Nie prowadzi też własnych rozliczeń (czyli np. nie przelewa sama pieniędzy, nie nalicza i wypłaca wynagrodzeń), czyni to za nią Centrum Usług Wspólnych (CUW), czyli kolejna podległa miastu jednostka. Jeśli więc pisze się, że MBP ma kłopoty z terminowym regulowaniem zobowiązań to należy pamiętać, że to CUW decyduje kiedy zapłacić które zobowiązanie i to tam wykonuje się przelewy z rachunku bankowego danej jednostki. A wiadomo, że jeśli Miasto nie zapewni środków to CUW ich w imieniu MBP nie przeleje. Piszą o tym zresztą sami audytorzy na stronie 5 i 8 raportu. Z usług CUW korzysta też MDK.

Z tego powodu też nie będę tu pisał o wskaźnikach finansowych podanych przez audytorów, ani o przychodach, kosztach i stracie. Wiadomo, że instytucje takie jak biblioteka, MDK czy MOSiR nigdy nie będą dochodowe.

„W naszej ocenie:
− w Miejskiej Bibliotece Publicznej ustanowiono i wdrożono elementy systemu kontroli zarządczej, tj. regulaminy, instrukcje, procedury oraz określone mechanizmy kontroli, które, zdaniem audytorów, w sposób skuteczny zapewniają realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej corocznie przedkłada Burmistrzowi Miasta Ostrów Mazowiecka Informację o stanie kontroli zarządczej za dany rok wraz wymaganymi załącznikami, tj. Planem działalności, Sprawozdaniem z wykonania planu działalności, Rejestrem ryzyk, Raportem z zarządzania ryzykiem,
− analiza dokumentacji dotyczącej delegacji służbowych (w ramach przyjętej próby badawczej za lata 2021-2023) wykazała, iż zostały one prawidłowo udokumentowane i rozliczone – dowody księgowe stanowiące polecenie wyjazdu służbowego zostały sprawdzone za zgodność pod względem merytorycznym, formalnym i zatwierdzone do wypłaty przez upoważnionych do ww. czynności pracowników,
− analiza dodatkowych świadczeń tj.: dodatków funkcyjnych, dodatków specjalnych, nagród wypłacanych pracownikom i kierownikowi jednostki wykazała, iż wypłacone składniki wynagrodzeń (wskazane jw.) znajdują uzasadnienie w dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę ich przyznania i wypłaty (ze wskazaniem podstawy prawnej wynikającej z Regulaminu Wynagradzania),
− analiza dokumentacji dotyczącej umów zlecenie/umów o dzieło (w ramach przyjętej próby badawczej za lata 2021-2023) wykazała, iż zostały one prawidłowo udokumentowane i rozliczone. Dowody księgowe (rachunki) dot. umów zlecenie/umów o dzieło zawierają m.in. stwierdzenie zleceniodawcy wykonania zlecenia oraz potwierdzenie sprawdzenia dowodu księgowego za zgodność pod względem merytorycznym i zatwierdzenie do wypłaty,
− zatrudnienie pracowników wg wykazanych stanowisk pracy jest zgodne ze strukturą organizacyjną zdefiniowaną w § 8 Regulaminu organizacyjnego oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach,
− analiza wytypowanych dokumentów księgowych oraz sprawozdań potwierdziła prawidłowość ich sporządzania,
− dokumentacja z inwentaryzacji potwierdza prawidłowość jej przeprowadzenia;
− realizacja zamówień odbywała się zgodnie z przyjętymi procedurami wewnętrznymi oraz przepisami Pzp.”

„W ramach audytu dokonano weryfikacji zasadności przyznania wypłaconych pracownikom Miejskiej Biblioteki Publicznej dodatków i nagród w oparciu o analizę przedłożonej dokumentacji, tj.: 1) zestawienie ze wskazaniem imienia i nazwiska pracownika, kwoty wypłaconych składników wynagrodzeń w rodzaju: dodatek funkcyjny, dodatek specjalny, nagroda dyrektora, nagroda burmistrza, nagroda roczna, m-ca wypłaty; 2) dokumentacja źródłowa – pisma stanowiące wskazanie przyznanego rodzaju danego składnika wynagrodzenia i kwoty wraz z uzasadnieniem. Stwierdzono, iż wypłacone składniki wynagrodzeń (wskazane j.w.) znajdują uzasadnienie w dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę ich przyznania i wypłaty (ze wskazaniem podstawy prawnej wynikającej z Regulaminu Wynagradzania).”

„Analiza dokumentacji dotyczącej umów zlecenie/umów o dzieło (w ramach przyjętej próby badawczej za lata 2021-2023) wykazała, iż zostały one prawidłowo udokumentowane i rozliczone. Dowody księgowe (rachunki) dot. umów zlecenie/umów o dzieło zawierają m.in. stwierdzenie zleceniodawcy wykonania zlecenia oraz potwierdzenie sprawdzenia dowodu księgowego za zgodność pod względem merytorycznym i zatwierdzenie do wypłaty.”

„Analiza dokumentacji dotyczącej delegacji służbowych (w ramach przyjętej próby badawczej za lata 2021-2023) wykazała, iż zostały one prawidłowo udokumentowane i rozliczone – dowody księgowe stanowiące polecenie wyjazdu służbowego zostały sprawdzone za zgodność pod względem merytorycznym, formalnym i zatwierdzone do wypłaty przez upoważnionych do ww. czynności pracowników.”

„Miejska Biblioteka Publiczna jest zobowiązana do sporządzania na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nw. sprawozdań finansowych:
– bilans jednostki,
– rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
– zestawienie zmian w funduszu jednostki,
– informacja dodatkowa.
Analizie zostały poddane ww. sprawozdania sporządzone za lata 2021-2023. Sporządzone sprawozdania finansowe można uznać za wiarygodne, nie zawierają błędów materialnych. Zawierają informacje prawdziwe, które przedstawiają rzeczywiste operacje gospodarcze, jednolite z ich treścią ekonomiczną. Zostały sporządzone w oparciu o księgi rachunkowe, które są prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. Sprawozdania są kompletne, obejmują wszystkie składniki majątkowe, kapitałów, a także wszelkie operacje wynikowe.”

„Audytorzy nie wnoszą uwag co do przeprowadzonej inwentaryzacji w 2021 roku. Audytorzy nie wnoszą uwag co do przeprowadzonej inwentaryzacji w 2022 roku. Audytorzy nie wnoszą uwag co do przeprowadzonej inwentaryzacji w 2023 roku.”

„Na podstawie analizy dokumentacji ww. prowadzonych zamówień audytorzy nie stwierdzili nieprawidłowości w ww. obszarze.” – mowa o obszarze ostatnim audytu, czyli obszarze zamówień.

Czyli generalnie wszystko jest OK. Z całym raportem możecie się zapoznać poniżej.

Miejski Dom Kultury

„Zdaniem audytorów, na podstawie analizy udostępnionej dokumentacji, system kontroli zarządczej, w tym kontroli wewnętrznej w badanym obszarach na poziomie MDK w audytowanym okresie działał w sposób zapewniający transparentność podejmowanych decyzji. Działania podejmowane w zakresie podstawowej działalności, a także stosowane mechanizmy kontrolne pozwalają na realizację zadań w sposób prawidłowy, celowy i efektywny.
Jednocześnie, zidentyfikowaliśmy problemy z zachowaniem niezależności i stabilności finansowania działalności MDK. Wielkość wskaźników płynności finansowej świadczą o możliwych problemach finansowych MDK, wartość tych wskaźników we wszystkich podanych latach jest niższy od 1 – tj. wartości optymalnej, z tendencją malejącą.”

„Ponadto ustalono, że:
− w Miejskim Domu Kultury ustanowiono i wdrożono elementy systemu kontroli zarządczej, tj. regulaminy, instrukcje, procedury oraz określone mechanizmy kontroli, które, zdaniem audytorów, w sposób skuteczny zapewniają realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Dyrektor Miejskiego Domu Kultury corocznie przedkłada Burmistrzowi Miasta Ostrów Mazowiecka Informację o stanie kontroli zarządczej za dany rok wraz wymaganymi załącznikami, tj. Planem działalności, Sprawozdaniem z wykonania planu działalności, Rejestrem ryzyk, Raportem z zarządzania ryzykiem,
− analiza dokumentacji dotyczącej delegacji służbowych (w ramach przyjętej próby badawczej za lata 2021-2023) wykazała, iż zostały one prawidłowo udokumentowane i rozliczone – dowody księgowe stanowiące polecenie wyjazdu służbowego zostały sprawdzone za zgodność pod względem merytorycznym, formalnym i zatwierdzone do wypłaty przez upoważnionych do ww. czynności pracowników,
− analiza dodatkowych świadczeń tj.: dodatków funkcyjnych, dodatków specjalnych, nagród wypłacanych pracownikom i kierownikowi jednostki wykazała, iż wypłacone składniki wynagrodzeń (wskazane jw.) znajdują uzasadnienie w dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę ich przyznania i wypłaty (ze wskazaniem podstawy prawnej wynikającej z Regulaminu Wynagradzania),
− analiza dokumentacji dotyczącej umów zlecenie/umów o dzieło (w ramach przyjętej próby badawczej za lata 2021-2023) wykazała, iż zostały one prawidłowo udokumentowane i rozliczone. Dowody księgowe (rachunki) dot. umów zlecenie/umów o dzieło zawierają m.in. stwierdzenie zleceniodawcy wykonania zlecenia oraz potwierdzenie sprawdzenia dowodu księgowego za zgodność pod względem merytorycznym i zatwierdzenie do wypłaty,
− zatrudnienie pracowników wg wykazanych stanowisk pracy jest zgodne ze strukturą organizacyjną zdefiniowaną w § 2 Regulaminu organizacyjnego oraz odpowiednio ze schematem organizacyjnym stanowiącym zał. nr 1 i Wykazem stanowisk stanowiącym zał. nr 2 do ww. Regulaminu,
− analiza wytypowanych dokumentów księgowych oraz sprawozdań potwierdziła prawidłowość ich sporządzania,
− dokumentacja z inwentaryzacji potwierdza prawidłowość jej przeprowadzenia,
− realizacja zamówień odbywała się zgodnie z przyjętymi procedurami wewnętrznymi.”

Resztę w zasadzie mógłbym przekleić jak wyżej, bo wszędzie jest to samo – brak uwag i wszystko OK. Zresztą zobaczcie sami.

Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji

„Zdaniem audytorów, na podstawie analizy udostępnionej dokumentacji, system kontroli zarządczej, w tym kontroli wewnętrznej w badanym obszarach na poziomie MOSiR w audytowanym okresie działał w sposób zapewniający transparentność podejmowanych decyzji. Działania podejmowane w zakresie podstawowej działalności, a także stosowane mechanizmy kontrolne pozwalają na realizację zadań w sposób prawidłowy, celowy i efektywny.
Jednocześnie, zidentyfikowaliśmy problemy z zachowaniem niezależności i stabilności finansowania działalności MOSiR. Wielkości wskaźników płynności finansowej przyjmują wartość poniżej 1 – tj. wartości optymalnej co świadczy o możliwych problemach finansowych MOSiR.”

„W naszej ocenie:
− w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji ustanowiono i wdrożono elementy systemu kontroli zarządczej, tj. regulaminy, instrukcje, procedury oraz określone mechanizmy kontroli, które, zdaniem audytorów, w sposób skuteczny zapewniają realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Dyrektor Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji corocznie przedkłada Burmistrzowi Miasta Ostrowia Mazowiecka Informację o stanie kontroli zarządczej za dany rok wraz wymaganymi załącznikami, tj. Planem działalności, Sprawozdaniem z wykonania planu działalności, Rejestrem ryzyk, Raportem z zarządzania ryzykiem;
− system księgowy i przyjęte rozwiązania dotyczące zasad rachunkowości zapewniają prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, a jednocześnie prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych;
− analiza dokumentacji dotyczącej delegacji służbowych (w ramach przyjętej próby badawczej za lata 2021-2023) wykazała, iż zostały one prawidłowo udokumentowane i rozliczone – dowody księgowe stanowiące polecenie wyjazdu służbowego zostały sprawdzone za zgodność pod względem merytorycznym, formalnym i zatwierdzone do wypłaty przez upoważnionych do ww. czynności pracowników;
− analiza dodatkowych świadczeń tj.: premii i nagród wypłacanych pracownikom i kierownikowi jednostki wykazała, iż wypłacone składniki wynagrodzeń (wskazane jw.) znajdują uzasadnienie w dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę ich przyznania i wypłaty (ze wskazaniem podstawy prawnej wynikającej z Regulaminu Wynagradzania);
− analiza dokumentacji dotyczącej umów zlecenie (w ramach przyjętej próby badawczej za lata 2021-2023) wykazała, iż zostały one prawidłowo udokumentowane i rozliczone. Dowody księgowe (rachunki) dot. umów zlecenie zawierają m.in. stwierdzenie zleceniodawcy wykonania zlecenia oraz zatwierdzenie do wypłaty;
− zatrudnienie pracowników wg wykazanych stanowisk pracy jest zgodne ze strukturą organizacyjną zdefiniowaną w § 8 Regulaminu organizacyjnego oraz odpowiednio z tabelą stanowiącą zał. nr 2 do ww. Regulaminu. Z uwagi na specyfikę działalności jednostki, szereg zadań zlecanych jest na zewnątrz i realizowanych w formie umowy zlecenie;
− dokumentacja z inwentaryzacji potwierdza prawidłowość jej przeprowadzenia;
− realizacja zamówień odbywała się zgodnie z przyjętymi procedurami wewnętrznymi oraz przepisami Pzp.”

Reszta podobnie jak wyżej – wszystko gra i buczy. W roku 2021 były jakieś niezgodności w inwentaryzacji, ale w ocenie audytorów komisja inwentaryzacyjna poradziła sobie z ich wyjaśnieniem i rozliczeniem w sposób nie budzący zastrzeżeń.

Tu jednak rzecz zwraca uwagę – MBP i MDK korzystają w zakresie księgowo-administracyjno-płacowym z zasobów Centrum Usług Wspólnych znajdującym się na ul. Warchalskiego. MOSiR zatrudnia główną księgową i osoby w dziale księgowo-administracyjno-płacowym (opisy stanowisk: Główny Księgowy, Główny specjalista ds. pracowniczych, Główny specjalista ds. płac, Główny specjalista ds. administracji i archiwum, Specjalista ds. administracji i promocji, Księgowy, Starszy księgowy, Pomoc administracyjna – strona 33 raportu). Czy nie byłoby zasadne by również MOSiR przeniósł te zadania do CUW na podstawie zawartego porozumienia, tak jak to ma miejsce w przypadku MBP, MDK i szkół/przedszkoli? Koszty działalności będą z pewnością mniejsze, a i kontrola większa, bo prowadzona „z zewnątrz”.

Czy to było konieczne?

Pisałem już tu wielokrotnie i powtórzę – audyty nie były potrzebne. Tzn. były, ale wyłącznie jako narzędzie walki politycznej za publiczne pieniądze.

Nie wiem czego Pan Burmistrz po audytach oczekiwał? Jakich „trupów w szafie” się spodziewał? I jakie nadzieje na „dopadnięcie pisowców” z nimi wiązał. Ale widać wyraźnie, że dał się porwać „szałowi rozliczeń”.

100.429,50 złotych – tyle nas to kosztowało

Gdyby policzyć koszt każdej z łącznie 142 stron wyjdzie, uwaga, 707,25 PLN. ZA JEDNĄ STRONĘ!

Więc jeśli jeszcze raz usłyszycie od Pana Burmistrza słowa o „patrzeniu na każdą wydawaną złotówkę dwa razy”, lub że na coś nie ma pieniędzy a Burmistrz nie pozwoli na dalsze zadłużanie Miasta to proszę przypomnijcie sobie o tym wydatku, który Burmistrza poczynił najwyraźniej z nadzieją na jakieś polityczne efekty.

Czy powinien za to ponieść konsekwencje? Zdecydowanie tak. Jeśli to nie jest naruszenie dyscypliny finansów publicznych to doprawdy nie wiem co nim może być.

Jeśli doceniacie naszą pracę wesprzyjcie nas kawą. Całość przeznaczamy na rozwój naszego serwisu (obecnie zbieramy na opłacenia hostingu na kolejny rok). Każda kawa pomaga nam lepiej skupić się na sprawach naszego Miasta. A dla Was to szansa na odebranie prezentu od operatora systemu – 60 dni darmowego czytania i słuchania książek w aplikacji BookBeat.